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Importación masiva de ventas #
La mayoría de empresas reciben el archivo de ventas del sistema ERP o del distribuidor en formato Excel. Medi Rep Cloud permite cargar ese archivo directamente y asociar cada venta al cliente y representante correspondiente.
Quién puede importar #
- Gerentes de Ventas.
- Gerentes de Distrito (solo ventas de sus representantes).
- Administradores de WordPress.
Formato del archivo #
El archivo debe ser .xlsx (Excel) o .csv con las siguientes columnas en la primera fila (sin tildes, orden libre):
| Columna | Obligatorio | Ejemplo | Notas |
|---|---|---|---|
codigo_cliente | Sí | CLI-001 | Debe existir en el sistema. |
codigo_representante | Sí | jperez | Es el nombre de usuario de WordPress del representante. |
codigo_producto | Sí | MED-A100 | Libre. Se guarda tal cual. |
descripcion | No | Analgésico 500mg | Descripción del producto. |
cantidad | Sí | 12 | Entero positivo. |
precio | Sí | 45.50 | Precio unitario. Acepta . o , como decimal. |
fecha_venta | Sí | 2026-04-15 | Formato AAAA-MM-DD, DD/MM/AAAA o fecha nativa de Excel. |
Total se calcula automáticamente: cantidad × precio.
Plantilla descargable #
Podés descargar una plantilla vacía desde Importar Ventas → Descargar plantilla.
Pasos para importar #
- Iniciá sesión como Gerente de Ventas, Gerente de Distrito o Administrador.
- Hacé clic en 📤 Importar Ventas (botón en el panel de gerentes, o wp-admin → Medi Rep Cloud → Importar Ventas).
- Elegí el archivo desde tu computadora.
- Hacé clic en 👁 Vista previa.
Vista previa #
El sistema no inserta nada todavía: solo muestra:
- Las primeras 10 filas válidas (para verificar que el mapeo está correcto).
- La cantidad de filas con error y el motivo de cada una (cliente no encontrado, representante inexistente, fecha inválida, etc.).
Corregí el Excel según los errores reportados y volvé a hacer Vista previa. No pases al paso siguiente con errores pendientes.
Confirmar la importación #
- Cuando la vista previa esté limpia, hacé clic en 📥 Importar.
- Confirmá en el popup.
- El sistema procesa el archivo e inserta los registros. Aparece un resumen:
X ventas insertadas.- Lista de filas que fallaron (si las hubo).
Errores frecuentes y cómo resolverlos #
| Error en vista previa | Causa | Solución |
|---|---|---|
Fila 5: cliente 'CLI-099' no encontrado. | El cliente no existe en la BD. | Crealo antes o corregí el código en el Excel. |
Fila 8: representante 'jperez2' no encontrado. | El username no coincide con un rep. | Verificá el username exacto en Usuarios → Todos. |
Fila 12: fecha inválida '32/04/2026'. | Fecha mal escrita. | Corregí el formato. |
Fila 3: cantidad inválida '10.5'. | Cantidad no entera. | Usá solo enteros (la lógica de negocio actual no admite fracciones). |
Fila 7: precio inválido '25,00 GTQ'. | Texto mezclado con número. | Quitá símbolos de moneda; dejá solo el número. |
Recomendaciones operativas #
- Importá una vez por semana, los lunes temprano, con las ventas de la semana anterior.
- Archivá el Excel fuente (en Drive, Dropbox) después de importar, con la fecha en el nombre:
ventas-semana-2026-04-13.xlsx. - No reimportes el mismo archivo dos veces: el sistema no detecta duplicados automáticamente y se generarán ventas repetidas.
- Si reimportás por error, podés borrar las ventas duplicadas desde wp-admin → Medi Rep Cloud → Ventas (solo administradores).
Formato CSV alternativo #
Si tu ERP exporta CSV en lugar de XLSX:
- Separador: coma (
,) o punto y coma (;). Se detecta automáticamente. - Codificación: UTF-8. Si el archivo tiene BOM, también se detecta.
- Decimal: punto (
.) o coma (,).
Siguiente paso #
Continuar con Backups y mantenimiento.
